生命保険会社の年金型積み立てプランの満期支払い金／解約金のアメリカでの納税

アメリカに在住で納税をしているのですが日本在住時に契約した生命保険会社の商品を現在も維持しています。

支払いは60歳まで続きそれ以降一定金額を10－15年に渡って支払われるタイプの商品です。

支払いに伴い租税条約に関する届出書と付表、居住者証明書を保険会社を通じて国税庁に提出する必要がある

ようなのですが、それらの書類の提出の頻度をご存じの方はいらっしゃいますか？

また支払いがされた場合にアメリカでのタックスリターンに必要な書類は国税庁から郵送かメールで発行されるのでしょうか？

保険会社からは支払いは日本の銀行のみ、海外への書類郵送はなし、との回答をもらっているので、

将来何かと面倒な手続きが予想されるので解約も視野に入れています。

さらには引き落とし銀行へのアクセスも停止されているのでなおさら心配です。

海外渡航届を出していなかった私の不備ではあるのですが。